Politique de confidentialité
1. Responsable et champ d’application
La présente politique explique comment Kronos Music, association de droit suisse ayant son siège à Écublens (VD), traite les données personnelles dans le cadre de son site kronosmusic.com, de sa plateforme studio.kronosmusic.com et de ses activités.
Elle concerne les visiteurs, utilisateurs, artistes, clients, accompagnants et partenaires, ainsi que les représentants et personnes de contact des entreprises, associations et autres organisations en relation avec Kronos.
Adresse légale et postale : Chemin des Glycines 4, 1024 Écublens (VD), Suisse. Cette adresse n’est pas ouverte au public.
Adresse du studio : Rue de Genève 77b, 1004 Lausanne, Suisse.
Contact : contact@kronosmusic.com
Téléphone / WhatsApp : +41 79 790 03 87
Kronos est responsable des traitements dont elle détermine les finalités et les moyens. Les demandes concernant les données personnelles sont prises en charge par la personne exerçant la direction de Kronos.
2. Données traitées et provenance
Selon les services utilisés et les échanges avec Kronos, les données traitées comprennent notamment :
- les informations d’identité et de contact, telles que le nom, le pseudonyme artistique, l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone ;
- les informations relatives aux comptes, réservations, devis, prestations, paiements et au suivi de la relation client ;
- les messages, documents, fichiers musicaux, photographies et autres contenus communiqués dans le cadre des prestations ;
- les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des services numériques, notamment l’adresse IP et les données de connexion.
Les données proviennent des personnes concernées, de leur utilisation des services, de leurs échanges avec Kronos et ses partenaires ou d’une personne agissant pour leur compte.
Les enregistrements de surveillance font l’objet de l’article 8.
3. Finalités des traitements
Les données sont utilisées pour répondre aux demandes, gérer les comptes et réservations, organiser les prestations, communiquer avec les clients, établir les factures et assurer le suivi administratif.
Elles peuvent également être utilisées pour améliorer l’organisation et les services, entretenir les outils numériques, assurer la sécurité des personnes, des biens et des systèmes, respecter les obligations légales et défendre des droits.
Les adresses peuvent servir à analyser la répartition géographique de la clientèle au moyen d’outils cartographiques.
Les utilisations liées aux communications promotionnelles, à l’intelligence artificielle et à la surveillance sont précisées ci-dessous.
4. Accès de Kronos et de ses partenaires
Certaines données personnelles sont accessibles à Kronos et à ses partenaires habilités, notamment aux partenaires réguliers présentés comme membres de l’équipe sur le site, même lorsqu’ils exercent leur activité de manière indépendante.
Ces données comprennent notamment le nom, l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone, ainsi que les informations utiles aux demandes et prestations concernées.
Ce partage s’applique que le contrat soit conclu avec Kronos ou avec un prestataire indépendant. Les informations ne sont donc pas nécessairement accessibles au seul prestataire choisi par le client.
Les partenaires ne peuvent utiliser ces informations que pour les tâches qui leur sont confiées, notamment la préparation, la coordination, la réalisation, la facturation et le suivi des prestations. Toute réutilisation étrangère à ces missions ou divulgation non autorisée est interdite, y compris après la collaboration.
Certains partenaires réguliers, notamment les ingénieurs du son, ont également accès au WhatsApp Business de Kronos et à certaines messageries électroniques partagées. Les messages et pièces jointes reçus par ces canaux peuvent donc être consultés par les personnes habilitées.
Les partenaires restent responsables des traitements qu’ils déterminent pour leur propre activité. Les enregistrements de surveillance sont exclus de ces accès partagés.
5. Outils numériques et intelligence artificielle
Kronos utilise des outils de messagerie, d’agenda, de bureautique, de gestion et de collaboration pour organiser ses activités, notamment Google Agenda et les applications utilisées pour préparer et partager ses documents.
Kronos utilise également ChatGPT, fourni par OpenAI, et Claude, fourni par Anthropic, pour l’assister dans la gestion, l’organisation, la préparation de documents, le traitement des demandes ainsi que le développement et la maintenance de ses outils numériques.
Ces outils peuvent accéder à certaines données personnelles, notamment des coordonnées, des informations de réservation ou de facturation et le contenu de messages ou de documents. Les données peuvent leur être transmises directement ou devenir accessibles par l’intermédiaire d’applications connectées utilisées par Kronos et ses partenaires habilités.
Les traitements sont limités aux tâches liées aux activités de Kronos et aux autorisations accordées aux intervenants concernés.
Les options d’utilisation des contenus pour l’amélioration générale des modèles sont désactivées sur les comptes utilisés pour ces traitements. Les fonctionnalités de mémoire personnelle sont également désactivées. Ces réglages ne signifient pas que les fournisseurs ne conservent aucune donnée : les modalités de traitement et de conservation dépendent des services utilisés et de leurs conditions applicables.
La présente politique n’accorde aucun droit d’exploitation commerciale sur les œuvres, voix ou images communiquées.
6. Prestataires, hébergement et communications à l’étranger
Kronos recourt à des prestataires techniques pour l’hébergement, la maintenance, les communications, les agendas, la bureautique, le stockage, la cartographie et l’intelligence artificielle. Ces prestataires peuvent traiter les données nécessaires à la fourniture de leurs services.
Le site et la plateforme sont hébergés auprès d’Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genève), Suisse.
L’utilisation d’autres services peut entraîner des traitements de données à l’étranger.
Des données peuvent également être communiquées aux autorités, conseils ou autres destinataires habilités lorsque cela est nécessaire et licite pour respecter une obligation légale, traiter un incident ou défendre des droits. Les restrictions particulières de l’article 8 restent applicables aux enregistrements de surveillance.
7. Cookies et services intégrés
La plateforme utilise des cookies et des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, notamment pour la connexion, la sécurité et les préférences d’utilisation.
Kronos ne met pas en œuvre d’outil tiers d’analyse d’audience ni de traçage publicitaire pour ses propres campagnes sur le site ou la plateforme.
La carte Google Maps intégrée au site peut transmettre à Google des informations techniques, notamment l’adresse IP, et permettre le dépôt de cookies propres à ce service.
Les paramètres du navigateur permettent de refuser ou de supprimer les cookies. Leur désactivation peut limiter certaines fonctionnalités, notamment la connexion au compte. Les services intégrés restent soumis aux exigences d’information, d’opposition et, lorsqu’il est requis, de consentement applicables.
8. Surveillance des locaux
Une caméra visible est installée dans la pièce principale du studio pour assurer la sécurité des personnes, des locaux et du matériel.
Au sein de Kronos, seule la personne exerçant la direction peut consulter les enregistrements. Les partenaires, y compris les ingénieurs du son réguliers, n’y ont pas accès. Les consultations sont limitées aux situations dans lesquelles un incident ou un risque concret les justifie.
Les enregistrements sont conservés pour une courte durée, limitée aux besoins de sécurité, puis supprimés.
Ils ne sont ni téléchargés ni communiqués sans l’accord exprès des personnes concernées, sous réserve de l’exception suivante et des obligations légales.
Lorsqu’un événement dommageable concernant des personnes ou du matériel le justifie, les seuls extraits nécessaires peuvent être conservés, téléchargés et utilisés pour traiter l’incident ou défendre des droits. Ils peuvent être transmis à qui de droit, uniquement dans la mesure nécessaire et conformément à la loi.
Cette exception n’autorise aucune diffusion publique. Les enregistrements ne sont pas utilisés à des fins promotionnelles. Les droits des personnes concernées et les obligations légales de conservation ou de remise restent réservés.
9. Informations et offres de Kronos
Kronos peut utiliser les coordonnées de contact pour adresser des informations sur ses activités, ses nouveautés et ses offres.
Ces communications sont effectuées pour le compte de Kronos. Les partenaires ne sont pas autorisés à utiliser le répertoire partagé pour leur propre prospection commerciale.
Chaque destinataire peut s’opposer simplement et gratuitement aux envois ultérieurs, notamment au moyen du lien de désinscription figurant dans les courriels ou en écrivant à contact@kronosmusic.com.
Les confirmations et autres messages nécessaires à une réservation ou à une prestation restent distincts de ces communications promotionnelles.
10. Conservation et sécurité
Les données sont conservées pendant le temps nécessaire aux finalités annoncées, au respect des obligations légales et à la défense de droits, puis supprimées ou anonymisées.
Les fichiers musicaux sont soumis aux modalités de conservation applicables à la prestation concernée. La plateforme ne constitue pas un service d’archivage permanent, sauf engagement particulier.
Kronos met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques pour protéger les données contre la perte, l’altération, la divulgation et les accès non autorisés. Les accès sont réservés aux personnes habilitées pour leurs tâches.
11. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par la loi, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs données, leur rectification, leur suppression ou la cessation de certains traitements. Elles peuvent également retirer un consentement et demander la remise ou la transmission de certaines données.
Les demandes sont adressées à contact@kronosmusic.com, à l’attention de la direction. Une vérification de l’identité peut être nécessaire. Les demandes d’accès sont en principe traitées gratuitement dans les trente jours, sous réserve des exceptions légales.
La suppression d’un compte n’entraîne pas l’effacement des données dont la conservation demeure légalement nécessaire. Pour les traitements propres à un partenaire indépendant, celui-ci reste responsable des demandes le concernant.
Les personnes concernées peuvent également s’adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence et faire valoir leurs droits auprès des autorités compétentes.
12. Modifications
La présente politique peut être adaptée en fonction de l’évolution des activités, des outils utilisés et des dispositions légales. La version actualisée est publiée sur le site ; les changements importants sont signalés de manière appropriée.
Dernière mise à jour : 1er novembre 2026.
